Truyền Thông – Media Sự Kiện: Vai Trò, Quy Trình Chuyên Nghiệp

1.Truyền thông – media sự kiện là gì?

Truyền thông – media sự kiện là quá trình lập kế hoạch, triển khai các hoạt động sử dụng các kênh truyền thông và phương tiện truyền thông khác nhau (báo chí, truyền hình, mạng xã hội, KOLs,...) nhằm mục đích quảng bá, lan tỏa thông tin về sự kiện đến đối tượng mục tiêu trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.

Sự khác biệt giữa tổ chức sự kiện và truyền thông sự kiện:

• Tổ chức sự kiện tập trung vào việc lên kế hoạch, quản lý và thực hiện các khía cạnh logistics, kỹ thuật và nội dung của sự kiện (địa điểm, nhân sự, thiết bị, chương trình,...).
• Truyền thông sự kiện tập trung vào việc làm thế nào để thông tin về sự kiện được lan tỏa rộng rãi, thu hút sự chú ý và đạt được các mục tiêu về nhận diện, tương tác và hình ảnh.

Đây là hai lĩnh vực có mối quan hệ mật thiết và bổ trợ lẫn nhau. Một sự kiện được tổ chức tốt nhưng không có truyền thông hiệu quả sẽ khó tiếp cận được đúng đối tượng và tạo được tiếng vang. Ngược lại, một chiến dịch truyền thông mạnh mẽ cần có một sự kiện được tổ chức bài bản để hỗ trợ.

2. Vai trò của truyền thông - media sự kiện:

Truyền thông - media được xem là một trong những yếu tố then chốt góp phần làm nên thành công của sự kiện. Có thể thấy rõ một số vai trò quan trọng của truyền thông - media sự kiện sau: 

• Mang sự kiện đến với công chúng: Nếu không có truyền thông, sự kiện dù có quy mô và nội dung hấp dẫn đến đâu cũng khó tiếp cận được đối tượng mục tiêu.
• Tạo ra sự kỳ vọng và mong đợi: Các hoạt động truyền thông khéo léo sẽ khơi gợi sự tò mò và mong muốn tham gia của công chúng.
• Khuếch đại tác động của sự kiện: Truyền thông giúp sự kiện lan tỏa rộng rãi hơn, tạo ra hiệu ứng dư luận và ghi dấu ấn sâu sắc.
• Định hình nhận thức về sự kiện: Thông qua các thông điệp truyền thông, công chúng sẽ có những ấn tượng và đánh giá nhất định về sự kiện.
• Đo lường sự thành công của sự kiện: Các chỉ số truyền thông (lượt tiếp cận, tương tác, thảo luận,...) là một phần quan trọng để đánh giá hiệu quả của sự kiện.

Bên cạnh đó, truyền thông - media sự kiện còn mang đến nhiều lợi ích tích cực, bao gồm: 

• Tăng độ nhận diện thương hiệu: Một chiến dịch truyền thông sự kiện chuyên nghiệp giúp tăng cường nhận diện thương hiệu của đơn vị tổ chức hoặc nhà tài trợ. Thông qua các kênh truyền thông đa dạng, logo, thông điệp và giá trị thương hiệu sẽ được lan tỏa rộng rãi, tạo ấn tượng sâu sắc trong tâm trí khán giả.
• Thu hút sự chú ý và tham gia của công chúng: Các hoạt động truyền thông sáng tạo và hấp dẫn sẽ thu hút sự chú ý của đối tượng mục tiêu, khuyến khích họ tìm hiểu thêm về sự kiện và thúc đẩy hành động tham gia (mua vé, đăng ký, đến tham dự,...).
• Gây tiếng vang truyền thông – viral hiệu quả: Một chiến lược truyền thông thông minh có khả năng tạo ra hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ trên các kênh truyền thông, đặc biệt là mạng xã hội. Nội dung sáng tạo, độc đáo và bắt kịp xu hướng có thể trở thành “viral”, giúp sự kiện được biết đến rộng rãi mà không tốn quá nhiều chi phí.
• Ghi lại dấu ấn chuyên nghiệp qua hình ảnh, video: Đội ngũ truyền thông chuyên nghiệp sẽ ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ, những hình ảnh và video chất lượng cao về sự kiện. Đây là những tư liệu quan trọng để quảng bá cho các sự kiện sau này và thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.
• Tư liệu truyền thông lâu dài sau sự kiện: Các tư liệu truyền thông (hình ảnh, video, bài báo,...) sau sự kiện có giá trị sử dụng lâu dài. Chúng có thể được sử dụng để quảng bá cho các sự kiện tương tự trong tương lai, xây dựng hồ sơ năng lực và tăng cường uy tín cho đơn vị tổ chức.

3. Các hạng mục truyền thông – media sự kiện phổ biến

Để hoạt động truyền thông - media sự kiện hiệu quả thì cần đảm bảo các hạng mục sau:

3.1. Truyền thông trước sự kiện:

• Lên chiến lược truyền thông: Xác định mục tiêu truyền thông, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, kênh truyền thông phù hợp và ngân sách.
• Sản xuất teaser, video mời tham dự: Tạo ra các video ngắn, hình ảnh hấp dẫn để hé lộ về sự kiện và kích thích sự tò mò của khán giả.
• Booking KOLs/PR báo chí: Hợp tác với những người có ảnh hưởng (KOLs) và các cơ quan báo chí uy tín để lan tỏa thông tin về sự kiện.
• Chạy quảng cáo mạng xã hội (Facebook, TikTok, Google…): Sử dụng các nền tảng quảng cáo trực tuyến để tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu một cách hiệu quả.

3.2. Truyền thông trong sự kiện

• Livestream sự kiện: Phát trực tiếp các hoạt động chính của sự kiện trên các nền tảng trực tuyến để những người không thể tham dự trực tiếp vẫn có thể theo dõi.
• Ghi hình – quay phim – chụp ảnh: Lưu lại toàn bộ diễn biến của sự kiện bằng hình ảnh và video chất lượng cao.
• Tường thuật trực tiếp trên fanpage, website: Cập nhật liên tục thông tin, hình ảnh, video và các hoạt động nổi bật của sự kiện trên các kênh truyền thông của đơn vị tổ chức.
• Giao lưu với KOLs, khách mời, khán giả: Tạo ra các hoạt động tương tác trực tuyến với KOLs, khách mời và khán giả tham dự sự kiện (phỏng vấn, Q&A,...).

3.3. Truyền thông sau sự kiện

• Highlight video: Tạo ra các video tổng hợp những khoảnh khắc ấn tượng nhất của sự kiện.
• Ảnh recap – album truyền thông: Chia sẻ những hình ảnh đẹp và đáng nhớ của sự kiện trên các nền tảng truyền thông.
• Bài PR hậu sự kiện: Đăng tải các bài viết đánh giá, tổng kết về sự thành công của sự kiện trên báo chí và các trang tin tức.
• Báo cáo truyền thông: Tổng hợp và phân tích các chỉ số truyền thông để đánh giá hiệu quả của chiến dịch.

4. Các dịch vụ truyền thông – media sự kiện phổ biến

Dịch vụ truyền thông – media sự kiện chuyên nghiệp, toàn diện sẽ giúp sự kiện không chỉ thành công về mặt tổ chức mà còn tạo được tiếng vang lớn trong cộng đồng. Dưới đây là một số dịch vụ truyền thông - media sự kiện phổ biến:

Tư vấn chiến lược truyền thông đa kênh: Tư vấn và xây dựng chiến lược truyền thông phù hợp nhất với mục tiêu, quy mô và ngân sách của sự kiện, đảm bảo tiếp cận hiệu quả đối tượng mục tiêu trên đa dạng các kênh truyền thông.

Sản xuất nội dung sáng tạo (video, TVC, viral clip): Đội ngũ sản xuất nội dung sáng tạo, giàu ý tưởng, có khả năng tạo ra những video teaser, video mời, TVC quảng cáo và viral clip độc đáo, thu hút sự chú ý và tương tác của khán giả.

Quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp: Đội ngũ quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp và trang thiết bị hiện đại, mang đến những thước phim và hình ảnh chất lượng cao, ghi lại trọn vẹn những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện.

Booking báo chí, KOLs, influencer đa lĩnh vực: Nhờ mối quan hệ rộng rãi với các cơ quan báo chí uy tín, các KOLs và influencer hàng đầu trong nhiều lĩnh vực, giúp sự kiện của bạn tiếp cận được lượng lớn khán giả tiềm năng.

Có thể thấy, truyền thông – media sự kiện là đòn bẩy mạnh mẽ để nâng tầm vị thế của sự kiện. Bằng việc xây dựng chiến lược thông minh, tận dụng sức mạnh của đa dạng kênh truyền thông và media, bạn có thể tạo ra những sự kiện không chỉ thành công về mặt tổ chức mà còn lan tỏa giá trị sâu rộng. Đặc biệt, trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, thì việc truyền thông - media sự kiện là một nội dung không thể thiếu. Nếu bạn cần dịch vụ truyền thông-media sự kiện, hãy gọi cho Hanotours-Đơn vị hơn 12 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhé.