Những điều cần biết về dịch vụ tổ chức Study Tour chuyên nghiệp

1. Đôi nét về Study Tour

Study Tour hay còn gọi là du lịch học tập, chuyến đi thực tế, tham quan học tập, là một chương trình kết hợp giữa việc học tập chuyên sâu và trải nghiệm thực tế tại một địa điểm cụ thể, thường là bên ngoài môi trường học tập hoặc làm việc thông thường.

Đặc điểm của Study Tour là có mục tiêu học tập rõ ràng. Người tham gia sẽ được tiếp thu kiến thức thông qua các buổi học, hội thảo, bài giảng kết hợp với các chuyến tham quan, khảo sát trực tiếp tại các công ty, tổ chức, viện nghiên cứu, trường học, di tích lịch sử, hoặc địa điểm có ý nghĩa liên quan đến chủ đề.

Đồng thời, Study Tour mang lại trải nghiệm học tập mới mẻ. Thay vì chỉ đọc sách, người tham gia được tận mắt chứng kiến, tương tác và trải nghiệm môi trường thực tế liên quan đến lĩnh vực mình quan tâm.

Đối tượng Study Tour rất đa dạng, có thể dành cho học sinh, sinh viên, giáo viên, cán bộ quản lý, doanh nhân, hoặc bất kỳ nhóm người nào có nhu cầu học hỏi và phát triển chuyên môn, cá nhân.

2. Cách thức để tổ chức Study Tour thành công

Để tổ chức một chuyến Study Tour thành công, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, lên kế hoạch chi tiết và quản lý chặt chẽ trong suốt quá trình. Dưới đây một quy trình tổ chức Study Tour cơ bản nhất: 

2.1. Xác định mục tiêu rõ ràng

• Đây là bước quan trong đầu tiên để thiết lập một chương trình Study Tour. Theo đó, cần trả lời các câu hỏi cơ bản:
• Mục tiêu học tập là gì? Chuyến đi này nhằm trang bị kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm, hay trải nghiệm văn hóa?
• Đối tượng tham gia là ai? Học sinh, sinh viên, giáo viên, hay doanh nghiệp? Mỗi đối tượng có nhu cầu và kỳ vọng khác nhau.
• Kết quả mong đợi? Người tham gia sẽ nhận được gì sau chuyến đi (chứng chỉ, kinh nghiệm thực tế, mối quan hệ)? Việc xác định rõ mục tiêu sẽ định hình toàn bộ lộ trình và hoạt động của Study Tour.

2.2. Lên kế hoạch chi tiết và hợp lý

• Nghiên cứu điểm đến: Lựa chọn quốc gia, thành phố, hoặc địa điểm phù hợp nhất với mục tiêu. Bạn cần tìm hiểu về văn hóa, khí hậu, quy định nhập cảnh và các yếu tố an toàn.
• Xây dựng lịch trình khoa học: Cần có sự cân bằng giữa các hoạt động học thuật (tham quan trường học, doanh nghiệp, hội thảo) và các hoạt động giải trí, khám phá văn hóa, để đảm bảo thời gian di chuyển hợp lý và có đủ thời gian nghỉ ngơi.
• Xác định ngân sách: Lập dự trù chi phí chi tiết cho mọi hạng mục: vé máy bay, chỗ ở, ăn uống, di chuyển nội địa, học phí/phí tham quan, bảo hiểm, visa…
• Lựa chọn đối tác: Hợp tác với các trường học, tổ chức giáo dục, công ty lữ hành uy tín tại điểm đến để đảm bảo chất lượng dịch vụ và hỗ trợ tốt nhất.

2.3. Chuẩn bị trước chuyến đi

• Truyền thông và tuyển sinh: Quảng bá chương trình một cách rõ ràng, minh bạch về mục tiêu, lịch trình, chi phí và lợi ích để thu hút đúng đối tượng.
• Tổ chức buổi định hướng: Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho người tham gia về văn hóa, phong tục, quy định an toàn, cách chuẩn bị hành lý, giấy tờ cần thiết (hộ chiếu, visa, bảo hiểm). Giải đáp mọi thắc mắc để họ yên tâm trước khi khởi hành.
• Phân công trách nhiệm: Chỉ định người phụ trách chính và các thành viên hỗ trợ (trưởng đoàn, giáo viên đi kèm, điều phối viên) với nhiệm vụ rõ ràng.
• Quản lý giấy tờ: Đảm bảo tất cả các giấy tờ liên quan (visa, bảo hiểm du lịch, thư mời, danh sách đoàn) được chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ.

2.4. Quản lý trong suốt chuyến đi

• Giám sát và hỗ trợ liên tục: Đội ngũ trưởng đoàn hoặc điều phối viên cần luôn sẵn sàng hỗ trợ người tham gia, giải quyết các vấn đề phát sinh (sức khỏe, thất lạc đồ đạc, thay đổi lịch trình) một cách nhanh chóng.
• Đảm bảo an toàn: Đặt yếu tố an toàn lên hàng đầu và tuân thủ các quy định địa phương, có kế hoạch dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp, cũng như luôn có số điện thoại liên hệ khẩn cấp.
• Khuyến khích tương tác: Tạo không gian để người tham gia giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm, và kết nối với nhau cũng như với người bản xứ.
• Đánh giá định kỳ: Thường xuyên thu thập phản hồi từ người tham gia để điều chỉnh nếu cần và đảm bảo chương trình diễn ra đúng hướng.

2.5. Đánh giá sau chuyến đi

• Thu thập phản hồi: Gửi phiếu khảo sát hoặc tổ chức các buổi họp để thu thập ý kiến, đánh giá của người tham gia về mọi khía cạnh của chuyến đi.
• Đánh giá hiệu quả học tập: Kiểm tra xem các mục tiêu học tập ban đầu có đạt được không, người tham gia đã thu hoạch được gì.
• Tổng kết và rút kinh nghiệm: Rút ra những bài học từ thành công và hạn chế để cải thiện cho các chương trình Study Tour trong tương lai.
• Chăm sóc sau tour: Duy trì liên lạc với người tham gia, có thể thông qua nhóm cộng đồng, chia sẻ hình ảnh, kỷ niệm chuyến đi.

3. Dịch vụ tổ chức Study Tour chuyên nghiệp

Dịch vụ tổ chức Study Tour chuyên nghiệp bao gồm một chuỗi các hoạt động toàn diện, được thiết kế và thực hiện một cách tỉ mỉ để đảm bảo chuyến đi không chỉ đạt được mục tiêu học tập mà còn mang lại trải nghiệm an toàn, thuận tiện và đáng nhớ cho tất cả người tham gia.

3.1. Tư vấn và thiết kế chương trình cá nhân hóa

• Tư vấn chuyên sâu: Đơn vị sẽ lắng nghe và tìm hiểu kỹ lưỡng về mục tiêu học tập, đối tượng tham gia, ngân sách và các yêu cầu đặc biệt của khách hàng để đưa ra những gợi ý phù hợp nhất về điểm đến, chủ đề học tập và các hoạt động.
• Xây dựng lịch trình độc đáo: Thiết kế một lịch trình chi tiết, khoa học, cân bằng giữa thời gian học tập (tham quan trường học, doanh nghiệp, hội thảo, buổi nói chuyện với chuyên gia) và các hoạt động khám phá văn hóa, giải trí. Lịch trình này được điều chỉnh để tối ưu hóa hiệu quả học tập và trải nghiệm.
• Tùy chỉnh nội dung: Tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng, dịch vụ có thể bao gồm việc sắp xếp các buổi học chuyên đề, workshop, hoặc các dự án thực tế liên quan trực tiếp đến lĩnh vực mà đoàn quan tâm.

3.2. Dịch vụ hậu cần toàn diện

Đây là những công việc nền tảng để việc tổ chức Study Tour diễn ra suôn sẻ và thành công. Hoạt động hậu cần gồm có:

• Vận chuyển: Đặt vé máy bay quốc tế và nội địa, sắp xếp phương tiện di chuyển tại điểm đến (xe buýt, tàu hỏa, xe riêng) đảm bảo an toàn và đúng giờ.
• Lưu trú: Lựa chọn và đặt phòng khách sạn, ký túc xá hoặc homestay phù hợp với tiêu chuẩn an toàn, tiện nghi và ngân sách của đoàn.
• Ăn uống: Sắp xếp các bữa ăn theo nhu cầu dinh dưỡng, văn hóa và tôn giáo của người tham gia, bao gồm cả việc thử các món ăn địa phương đặc trưng.
• Visa và bảo hiểm: Hướng dẫn và hỗ trợ toàn bộ quy trình xin visa (điền hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ) và mua bảo hiểm du lịch quốc tế để đảm bảo an toàn và xử lý các rủi ro y tế, tai nạn.

3.3. Hỗ trợ học thuật và văn hóa

• Sắp xếp đối tác học thuật: Liên hệ và làm việc với các trường học, viện nghiên cứu, doanh nghiệp, tổ chức giáo dục tại điểm đến để lên lịch các buổi tham quan, học tập, giao lưu.
• Hướng dẫn viên/Phiên dịch viên chuyên nghiệp: Cung cấp đội ngũ hướng dẫn viên giàu kinh nghiệm, am hiểu văn hóa và địa lý địa phương, cùng với phiên dịch viên chuyên ngành (nếu cần) để đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác và hiệu quả.
• Tài liệu học tập: Chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ liên quan đến chương trình học tập và các điểm đến.
• Hoạt động giao lưu văn hóa: Tổ chức các buổi giao lưu với học sinh, sinh viên bản địa, các hoạt động trải nghiệm văn hóa như lớp học nấu ăn, làm thủ công, tham gia lễ hội...

3.4. Quản lý và hỗ trợ trong suốt chuyến đi

• Trưởng đoàn/Điều phối viên: Luôn có người đại diện của đơn vị tổ chức đi cùng đoàn để giám sát lịch trình, hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề phát sinh (y tế, an ninh, thất lạc giấy tờ/đồ đạc) 24/7.
• Xử lý tình huống khẩn cấp: Có kế hoạch dự phòng và quy trình xử lý chuyên nghiệp cho các trường hợp bất ngờ như hoãn/hủy chuyến bay, ốm đau, hoặc các sự cố khác.
• Đảm bảo an ninh an toàn: Tuân thủ các quy định an toàn của địa phương, thường xuyên kiểm tra các điều kiện an toàn tại điểm đến, phương tiện di chuyển và nơi lưu trú.

3.5. Đánh giá và báo cáo sau chuyến đi

• Thu thập phản hồi: Tổ chức các buổi họp hoặc khảo sát ý kiến người tham gia để đánh giá mức độ hài lòng và hiệu quả của chương trình.
• Báo cáo tổng kết: Cung cấp báo cáo chi tiết về chuyến đi, bao gồm các hoạt động đã diễn ra, kết quả đạt được và những bài học kinh nghiệm.
• Chứng nhận (nếu có): Hỗ trợ cấp chứng nhận hoàn thành chương trình từ các tổ chức giáo dục đối tác (nếu có thỏa thuận).

Một dịch vụ tổ chức Study Tour chuyên nghiệp sẽ là đối tác tin cậy, giúp bạn có một hành trình học tập đầy giá trị và những kỷ niệm khó quên.

4. Hanotours - Đơn vị có bề dày kinh nghiệm tổ chức Study Tour

Là một trong những doanh nghiệp lữ hành hàng đầu tại Việt Nam, Hanotours đã có bề dày kinh nghiệm hơn một thập kỷ tổ chức các loại hình tour, bao gồm cả Study Tour. Dưới đây là một số điểm nổi bật của Hanotours trong việc tổ chức Study Tour chuyên nghiệp:

- Doanh nghiệp lữ hành, đào tạo, du học uy tín: Hanotours đứng trong Top 10 doanh nghiệp lữ hành quốc tế tốt nhất Việt Nam. Nhiều năm liền được nhận bằng khen, giải thưởng của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, UBND Thành phố Hà Nội, Hiệp hội Du lịch Việt Nam, Phòng Công nghiệp và Thương Mại Việt Nam, cũng như nhiều tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp uy tín khác.

- Hanotours có bề dày kinh nghiệm tổ chức tour nội địa và quốc tế: Bên cạnh các tour du lịch đến hầu khắp các tỉnh, thành phố của Việt Nam, Hanotours cũng đã thiết kế hệ thống tour du lịch tới hầu khắp các quốc gia trên thế giới, với các thị trường trọng điểm như Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản, Đài Loan, Dubai, Thái Lan, Ấn Độ, Singapore, Malaysia…và các thị trường chiến lược như Châu Âu, Nga, Anh, Mỹ, Canada, Úc, Nam Mỹ, Nam Phi… Việc có kinh nghiệm vận hành tour đến nhiều quốc gia khác nhau là nền tảng quan trọng cho việc tổ chức Study Tour, vốn đòi hỏi sự am hiểu về thủ tục, văn hóa, và đối tác quốc tế.

- Hanotours có kinh nghiệm với khách đoàn và đoàn khách chuyên đề: Hanotours thường xuyên thiết kế tour theo yêu cầu dành cho các đoàn khách lớn (cơ quan, đoàn thể, tổ chức, doanh nghiệp), bao gồm cả các chuyên đề như du lịch kết hợp hội thảo, sự kiện, khảo sát và nghiên cứu thị trường, xúc tiến đầu tư – thương mại.

- Hanotours cũng có khả năng tư vấn các mô hình hay, cách làm hiệu quả về các lĩnh vực như kinh tế, phát triển, y tế, công nghệ ở cả trong và ngoài nước, hỗ trợ xây dựng nội dung học thuật cho chuyến đi Study Tour hiệu quả.

- Hanotours cũng có dịch vụ hỗ trợ toàn diện:

+ Hanotours cung cấp dịch vụ hỗ trợ visa cho nhiều quốc gia, với tỷ lệ đậu visa cao. Với lợi thế là đối tác lớn, tin cậy của nhiều Đại sứ quán, Hanotours – Top 4 đơn vị chỉ định xét duyệt visa ưu tiên của ĐSQ Hàn Quốc, Top 9 đơn vị xét visa ưu tiên của ĐSQ Pháp, công ty du lịch chỉ định của ĐSQ Nhật, đơn vị tiếp nhận visa của ĐSQ Trung Quốc, Mỹ, Úc, Canada…

+ Hanotours đã thiết lập mạng lưới chi nhánh và đại lý ở nhiều tỉnh thành trong nước và có sự hiện diện tại các thị trường quốc tế như Đài Loan, Hàn Quốc, đồng thời xây dựng mạng lưới đối tác thân thiết tại hầu hết các nước trên thế giới, nên có thể cung cấp dịch vụ đồng hành và hỗ trợ khách hàng một cách thuận tiện, tối ưu nhất, với chi phí hợp lý nhất.

Với bề dày kinh nghiệm trong ngành lữ hành, du học, đào tạo, đặc biệt là du lịch quốc tế và tổ chức tour theo đoàn/chuyên đề, Hanotours có đủ năng lực và uy tín để là một đơn vị tổ chức Study Tour chuyên nghiệp, đáp ứng các yêu cầu đa dạng của khách hàng từ học sinh, sinh viên đến doanh nghiệp.

Có thể thấy, Study Tour góp phần tích cực trong việc nâng cao kiến thức chuyên môn, phát triển kỹ năng mềm thiết yếu và mở rộng tầm nhìn, mạng lưới quan hệ quốc tế cho các cá nhân, đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp. Để có một chương trình Study Tour thành công, thì không thể thiếu một đơn vị chuyên tổ chức Study Tour hỗ trợ, đồng hành. Hãy gọi Hanotours – đơn vị có hơn 12 năm kinh nghiệm tổ chức Study Tour tư vấn, đồng hành khi Quý vị có nhu cầu tổ chức một chuyến đi Study Tour chất lượng và hiệu quả nhé!